مساعد إداري

تعلن شركة Lexfeeld عن توفر شاغر وظيفي لدعم العمليات المكتبية والإدارة بمسمى:

🔹 المسمى الوظيفي: مساعد إداري
📍 موقع العمل: دبي، الإمارات العربية المتحدة
🔹 نوع الدوام بحسب الوصف: دوام كامل
🔹 نظام العمل: هجين، من مقر الشركة مع إمكانية أداء بعض المهام من المنزل

🌟 نبذة عن الشركة
Lexfeeld هي منصة قانونية مدعومة بالذكاء الاصطناعي وخبراء قانونيين، تهدف إلى توحيد العمليات القانونية المتفرقة داخل نظام متكامل.

تساعد المنصة الشركات على إعداد العقود، والالتزام بالمتطلبات القانونية، والحصول على إجابات قانونية موثوقة، من خلال الجمع بين الأتمتة والمراجعة المتخصصة.

🌟 الوصف الوظيفي
تبحث Lexfeeld عن مساعد إداري منظم وموثوق لتقديم الدعم اليومي للعمليات المكتبية والإدارة، وضمان التنسيق السلس بين الفرق المختلفة.

تشمل الوظيفة تنظيم الجداول والاجتماعات، والتعامل مع المكالمات والمراسلات، وإدارة المستندات والسجلات، وإعداد التقارير والعروض التقديمية، بالإضافة إلى تقديم الدعم الإداري والتنفيذي عند الحاجة.

🔹 المهام والمسؤوليات
🔺 تنظيم جداول المواعيد والاجتماعات الخاصة بالإدارة.
🔺 تنسيق الاجتماعات وإرسال الدعوات ومتابعة المواعيد.
🔺 استقبال المكالمات الهاتفية والتعامل معها بطريقة مهنية.
🔺 إدارة المراسلات ورسائل البريد الإلكتروني والاتصالات المكتبية.
🔺 تنظيم الملفات والوثائق والسجلات الإدارية.
🔺 المحافظة على دقة أنظمة الحفظ والأرشفة وسهولة استرجاع المستندات.
🔺 تنفيذ مهام إدخال البيانات وتحديث السجلات.
🔺 إعداد التقارير الإدارية والعروض التقديمية عند الحاجة.
🔺 دعم الإدارة التنفيذية في المهام التنظيمية والمكتبية.
🔺 التنسيق بين الإدارات والفرق لضمان تدفق المعلومات بسلاسة.
🔺 متابعة المهام والمواعيد النهائية وترتيب الأولويات.
🔺 التعامل مع المعلومات الحساسة والوثائق بسرية ومهنية.
🔺 استخدام الأدوات الرقمية والتقنيات الحديثة في تنفيذ الأعمال الإدارية.
🔺 أداء بعض المهام من المنزل وفقًا لنظام العمل الهجين المعتمد.

🔹 خبرة سابقة في وظيفة مساعد إداري أو دعم مكتبي أو دور مشابه.
🔹 امتلاك مهارات قوية في المساعدة الإدارية ودعم الإدارة التنفيذية.
🔹 مهارات اتصال واضحة وواثقة تحدثًا وكتابة.
🔹 أسلوب مهني في استقبال المكالمات والتعامل مع المتصلين.
🔹 خبرة في تنظيم الملفات وإدخال البيانات وإدارة المستندات.
🔹 القدرة على ترتيب الأولويات وإدارة عدة مهام في الوقت نفسه.
🔹 الدقة والانتباه للتفاصيل والالتزام بالمواعيد.
🔹 إجادة استخدام Microsoft Office أو Google Workspace.
🔹 القدرة على التعامل مع بيئات العمل الرقمية والتقنية.
🔹 القدرة على العمل باستقلالية وتحمل المسؤولية في نظام العمل الهجين.
🔹 تعد الخبرة في الشركات القانونية أو التقنية ميزة إضافية.
🔹 يفضل الحصول على دبلوم أو درجة بكالوريوس في الإدارة أو إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.

🌟 المهارات المطلوبة
🔹 التنظيم وإدارة الوقت.
🔹 الدعم الإداري والتنفيذي.
🔹 إدارة المواعيد والاجتماعات.
🔹 إعداد التقارير والعروض التقديمية.
🔹 إدخال البيانات وحفظ الملفات.
🔹 التواصل الهاتفي والكتابي.
🔹 استخدام البرامج المكتبية.
🔹 السرية والاهتمام بالتفاصيل.
🔹 القدرة على العمل ضمن فريق وبشكل مستقل.